Referat, medlemsmøde d. 5/10-2024

Medlemsmøde d. 5. oktober 2024 

Velkommen 

• Dagsorden for mødet blev præsenteret ved formanden.
• Præsentation af de 2 nye bestyrelsesmedlemmer, Berit og Marie Louise.
• En stor tak til Lene og Henrik for deres arbejde i deres funktionsperiode (februar-august).

Bestyrelsens samt medlemmernes ansvar og opgaver

• På tavlen i mellemgangen forefindes en illustration af bestyrelsens og medlemmernes ansvar samt opgaver i klubben. Dette i et forsøg på at belyse, hvilke opgaver der er i klubbens bestyrelse, samt hvilke opgaver der anses for medlemmernes. Det er stadig muligt at komme med flere input til medlemmernes ansvar/opgaver, henvend jer da til Yvonne.
• I samme ombæring nævnes klubbens fælles ansvar for hestevelfærd i både håndtering og ridning. Klubben skal have plads til en åben dialog medlemmerne i mellem, hvor der er plads til at italesætte, hvis man som rytter oplever uhensigtsmæssig håndtering/ridning. Der opfordres til at gå i dialog med forældrene eller underviseren, i det tilfælde det drejer sig om en rytter under 18 år,.
  • Der kigges ind i, om der kan arrangeres et foredrag med en af de førende eksperter på området.
• Der kom mange fine forslag til, hvordan medlemmerne kan motiveres yderligere til at hjælpe ved stævner/arbejdsdag etc.
  • Der arbejdes på, at få en kalender/aktivitetshjul på hjemmesiden, så alle kan følge med i, hvilke aktiviteter, der er i klubben.
  • At hjælpe i køkkenet er ikke nødvendigvis ensbetydende med kundekontakt, der er andre opgaver som f.eks. opfyldning af salatbar, klargøring af mad, opvask m.m. som er ligeså vigtige som kundebetjening.
  • Bedre oplysning til medlemmerne omkring, hvad indtægterne fra stævnerne er, og hvad de går til.
• Vi går vintertiden i møde. Det betyder, at hestene snart flytter på vinterfolde og skal have hø/vand med ud. Transport af hø-poser og vand må ikke ske gennem mellemgangen v. rytterstuen af hensyn til rengøring.

Økonomi 

• 2024 ser økonomisk bedre ud end 2023. Månederne med stævner, tilskud fra kommunen, betaling af skiltesalg, betaling af medlemsskaber etc. ser fornuftige ud ifht. overskud.
• Bestyrelsen har haft fokus på at skaffe flere medlemmer til klubben via nye undervisere.

Sponsorater og ønsker 

• Berit har påtaget sig opgaven med at ansøge større sponsorater/fonde. Hun har lavet et overblik over, hvilke fonde der er relevante for klubben at søge, og hvornår de kan søges.
• På nuværende tidspunkt har vi fået bevilliget:
  • Tilskud på 40.000kr til renovering af udendørsbanen, nye bord/bænke på springbanen samt en ny galge til ringridning ved Friluftsrådets Fond.
  • Tilskud på 15.000kr til musikanlæg fra Danfoss.
  • Tilskud på 6000kr til nye opvarmningsspring til den lille ridehal fra IP Nielsens Fond.
• Derudover er der besluttet at lave en ønskeliste, med de ønsker klubbens medlemmer måtte have. Det vil være muligt for klubbens medlemmer at sende en mail med ønske, samt et tilbud på ønskets pris/link til, hvor dette kan købes.
  • Ønskeliste:
    • 2 ekstra computere til tastning
    • Harve + tromle
    • Speakervogn/skur
    • Dommertårne
    • Store kegler
    • Hegn til afgrænsning af B-bane i ridehallen (ved stævner)
    • Publikumshegn
    • Bogstaver med billeder til den lille ridehal (midlertidig løsning m. lamineret print)
    • Bordplade i køkkenet

Medlemsundersøgelse 

• Der har været 34 besvarelser på medlemsundersøgelsen som blev lagt ud i september måned.
  • Besvarelserne er læst igennem, og arbejder videre på forslagene fra kommentarerne.
• Det foreslås at lave en ny undersøgelse inden generalforsamlingen i februar.

Pointsystem til hjælpere 

• Der arbejdes på at lave en model for et pointsystem til hjælperne ved stævner, arbejdsdage m.v. For nuværende er planen at der slutteligt på året vil blive trukket lod blandt hjælperne med flest point om en præmie.

Indkomne forslag 

• Der har ingen indkomne forslag været forelagt bestyrelsen.

Eventuelt

• Vi går vintertiden i møde, hvilket betyder yderligere belastning af ridehallerne. Der er et generelt ønske fra de tilstedeværende medlemmer om, at rytterne bliver bedre til at tage hensyn i ridehallen. Det er derfor vigtigt, at man øver sig i at kigge op, og holde øje med de andre ryttere i hallen.
  • Underviserne bør opfordre deres ryttere til at vise bedre hensyn.
  • Underviserne bør jævnfør klubbens regler altid benytte head-set samt opholde sig i hjørnerne eller på barrieren.
• Hvis man benytter den lille ridehal til aktiviteter som f.eks. springning/bomtræning/miljøtræning, opfordres der til at skrive et opslag på facebook dagen før med tidspunkt, således alle kan være der.

 

Bestyrelsen takker for et godt møde med positiv stemning, samt mange gode input til at få hverdagen og stævnerne til at blive bedre for alle.